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基层单位档案信息化管理的几点认识

王新宇

发布时间:2019年02月26日 09:27:00

香港赛马会 www.2g4t.com.cn   基层事业单位档案是在长期实践工作和管理过程中形成的具有保存价值的文件材料,记载着单位的发展历程。实行档案信息化管理可以充分利用现代先进的科学技术和管理方法,实现与传统档案管理方法的有机结合。但是,目前基层档案管理员对档案管理信息化建设认识不到位,没有意识到档案信息化建设的重要性,仍然沿用人工管理方式,轻编研、轻整理、轻统计,档案资源利用率偏低。

  如何做好档案信息化管理?笔者认为,一要正确认识档案信息化的重要性??蒲Ъ际醯难该头⒄故沟玫蛋腹芾砉ぷ鞣⑸松羁瘫涓?,因此,黄河基层单位档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性,改变传统思维,更好地顺应时代发展变化。单位负责人应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性,将档案管理积极纳入单位整体发展规划中,通过各种制度、资金支持,将档案信息化建设落到实处。

  二要提高档案管理人员的综合素质。要实现档案的信息化管理,必须要有掌握现代化技术和管理方法的专业人员,这就要求档案工作人员的素质必须要适应新形势发展的要求。一方面,档案业务知识要过硬;另一方面,计算机技术也要过硬,包括计算机操作、录入、网络、数据库、图像处理、网页制作等方面的知识。因此,档案工作者不能满足于现状,应正视自己在业务水平、组织管理能力等方面的欠缺,主动、及时地提升自己的相关知识。管理人员要充分利用计算机、网络等,对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等实现电脑化的规范管理,提高档案的存储和处理能力,为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息,充分发挥档案的信息服务功能。

  三要建立健全档案信息化管理制度。要实现档案信息化管理,并保证其正常运转,还必须制定出一整套具体的规章制度,具有可操作性,形成约束机制,确保具体工作的规范有序。这些制度应当包括文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、机房管理制度、软件管理制度、操作管理制度、监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等,只要能促进档案信息化管理的工作,都应形成相应的制度。

  四要完善各类设施配置。实现档案信息化管理,对计算机等硬件设施要求较高,需要较大的投入。以开发建成一套网络管理系统为例,少则十几万元,多则数百万元,计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等设备更是必备的。如何解决好这一问题对档案信息化建设至关重要。对我们黄河基层单位来说,目前对档案信息化管理还没有足够的认识,再加上经费紧张,缺乏各类设施配置,很难实现档案的信息化管理。

  总之,档案信息化管理是社会信息化发展的时代要求,也是我们黄河基层单位档案工作发展的必然趋势。因此,我们应该从现在就开始着手,不断提高档案管理工作人员的综合素质,建立健全档案信息化管理制度,完善各类设施配置,做好迎接档案信息化管理时代来临的准备。上级有关部门应加强对基层档案管理工作人员的业务培训,加大业务指导力度,增加对各项设施配置的费用投入,不断推进基层单位档案信息化管理工作发展。


发布时间:2019年02月26日 09:27:00
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